Vize dosyalarında rezervasyon süresi çıkmazı

Ticari Turlar, Schengen başvurularındaki uçuş ve konaklama kanıtları için Almanya’nın Türkiye’deki dış temsilciliklerine yeni bir belge modeli önerdi. Almanya Federal Cumhuriyeti Ankara Büyükelçiliği ile İstanbul Başkonsolosluğunun vize bölümlerine gönderilen dilekçede, rezervasyonların konsolosluk incelemesi tamamlanıncaya kadar geçerli tutulmasının teknik ve mali açıdan çoğu zaman mümkün olmadığı anlatıldı.

Dilekçenin merkezinde, başvuru günü geçerli olan bir uçak veya otel rezervasyonunun vize kararı verilmeden önce sona ermesi bulunuyor. Ticari Turlar, bu durumun her zaman başvuru sahibinin seyahat niyetinden vazgeçtiğini göstermediğini; havayollarının biletleme süreleri ile otellerin ödeme, garanti ve iptal koşullarından kaynaklandığını belirtti.

Bir uçuş rezervasyonu, bilet düzenlenmeden belirli bir süre tutulabiliyor. Süre dolduğunda rezervasyon sistemi kaydı otomatik olarak iptal ediyor ve ayrılan koltuk yeniden satışa açılıyor. Otellerde ise geçici opsiyon, ücretsiz iptal, ön ödeme veya kredi kartı garantisi için tanınan süre sona erebiliyor. Bu durumda rezervasyon iptal edilebiliyor, ödeme yükümlülüğü doğabiliyor veya rezervasyonun koşulları değişebiliyor.

İnceleme rezervasyondan uzun

Ticari Turlar’ın dilekçesinde, Schengen vizesi başvurularının olağan inceleme takvimi ile seyahat sektöründeki rezervasyon süreleri karşılaştırıldı. Avrupa Birliği Vize Kodu’nun 23. maddesine göre usulüne uygun başvurular hakkında kural olarak 15 takvim günü içinde karar verilmesi gerekiyor. Daha ayrıntılı inceleme gerektiren münferit başvurularda bu süre 45 takvim gününe kadar uzatılabiliyor.

Bedeli ödenmemiş bireysel uçuş rezervasyonlarının geçerlilik süresi ise çoğunlukla 24 ila 72 saat arasında kalıyor. Dilekçede Lufthansa, SWISS, Austrian Airlines ve Brussels Airlines için 48 saat; KLM için üç güne, British Airways için 72 saate ve Aegean Airlines’ın uluslararası uçuşlarında 96 saate kadar rezervasyon süresi örnekleri verildi. Turkish Airlines’ta uçuşa göre bir ila üç günlük, bazı ücretli fiyat koruma hizmetlerinde ise 7 veya 15 günlük seçenekler bulunabildiği aktarıldı.

Süreler havayoluna, güzergâha, ücret sınıfına ve satın alınan hizmete göre değişse de uçuş rezervasyonunun konsolosluk incelemesi boyunca kendiliğinden korunmasını sağlayan ortak bir sektör uygulaması bulunmuyor. Başvuru sırasında dosyaya eklenen rezervasyon bu nedenle birkaç gün sonra düşebiliyor; konsolosluk belgeyi daha sonraki bir tarihte kontrol ettiğinde aynı kayıt artık havayolunun sisteminde görünmeyebiliyor.

Otel rezervasyonlarında da benzer bir zaman sorunu yaşanabiliyor. Bazı tesisler rezervasyonu kredi kartıyla garanti ederek ödemeyi konaklama sırasında alırken bazıları belirli bir tarihe kadar ücretsiz iptal hakkı tanıyor. Geçici olarak açılan otel opsiyonlarında ise onay veya ödeme süresi dolduğunda kayıt kapanabiliyor. Vize incelemesi uzadıkça başvuru sahibi rezervasyonu korumak için ödeme yapmak, değişen koşulları kabul etmek veya yeni bir konaklama kaydı oluşturmak zorunda kalabiliyor.

Ticari Turlar, yalnızca dosyadaki kanıtı güncel tutmak amacıyla aynı yolcu adına art arda rezervasyon oluşturulmasının da çözüm olmadığını savundu. Dilekçeye göre bu yöntem, uçak koltuklarının ve otel odalarının geçici olarak satış dışı kalmasına, gerçek talebin olduğundan farklı görünmesine ve hem acentalar hem de hizmet sağlayıcılar açısından mükerrer işlem yükü oluşmasına yol açabiliyor.

Acenta onaylı plan önerisi

Dilekçede iki belge modeli ele alındı. İlk model, başvuru sahibinden bedeli tamamen ödenmiş uçak bileti ve konaklama belgesi istenmesine dayanıyor. Ticari Turlar, bu yöntemin kısa süreli rezervasyon sorununu ortadan kaldırabileceğini ancak vize reddedildiğinde veya karar seyahat tarihinden sonra çıktığında yolcuyu ciddi bir mali kayıpla karşı karşıya bırakabileceğini bildirdi.

Özellikle iade edilmeyen bilet ve otel tarifelerinde, başvuru sahibi henüz seyahat izni almadığı bir yolculuğun bütün bedelini önceden ödemek zorunda kalabiliyor. Dilekçede, Avrupa Komisyonunun Vize Kodu El Kitabı’ndaki kurala da yer verildi:

Başvuru sırasında bedeli ödenmiş bir dönüş bileti talep edilmemelidir.

Ticari Turlar’ın önerdiği ikinci model ise TÜRSAB’a kayıtlı bir A Grubu seyahat acentası tarafından hazırlanan doğrulanabilir seyahat planı oldu. Antetli kâğıda düzenlenecek belgenin acenta yetkilisi tarafından imzalanması, kaşelenmesi ve kendine özgü bir işlem numarası taşıması istendi.

Öneriye göre belgede yolcunun adı, pasaport numarası, seyahat amacı, tahminî giriş ve çıkış tarihleri, havayolu şirketi, uçuş numaraları, kalkış ve varış noktaları ile öngörülen saatler bulunacak. Konaklama tesisinin adı ve adresi, giriş-çıkış tarihleri, ülke içindeki ulaşım güzergâhı, fuar veya iş görüşmesi programı da aynı seyahat planına işlenecek. Acentanın TÜRSAB belge numarası ve doğrulama için kullanılabilecek iletişim bilgileri de belgede yer alacak.

Almanya’nın Türkiye’deki dış temsilcilikleri tarafından ticari seyahatler ve fuar ziyaretleri için yayımlanan mevcut belge listelerinde uçuş ve seyahat rezervasyonlarının yanında “seyahat planına ilişkin kanıt” da kabul edilebilecek belgeler arasında gösteriliyor. Ticari Turlar’ın talebi, bu seçeneğin ilk kez kabul edilmesinden çok, A Grubu acentaların düzenleyeceği belgenin içeriğinin ve kabul şartlarının açıkça belirlenmesine dayanıyor.

Şirket, uçuş ve konaklama belgelerinde tam ödeme gerekip gerekmediğinin netleştirilmesini, süreli rezervasyonların vize incelemesi sırasında düşebileceğinin dikkate alınmasını ve acenta onaylı seyahat planı için standart format yayımlanmasını istedi. Dilekçe bir uygulama değişikliği önerisi niteliği taşıyor; Alman makamları tarafından alınmış yeni bir karar veya başlatılmış bir uygulama bilgisi içermiyor.